CPC中文印刷社区 - 分享数码印刷工作流程软件-文档自动化-PDF电子化系统-习得

(分享近日习得)-关于数码印刷工作流程-文档自动化-PDF电子化。

文档自动化(也称为文档组装或文档管理)是有助于创建电子文档的系统和工作流程的设计。这些包括基于逻辑的系统，该系统使用预先存在的文本和/或数据的片段来组合成新文档。在某些行业中，越来越多地使用此过程来组装法律文件、合同和信函。文档自动化系统还可以用于自动化一组文档中包含的所有条件文本、可变文本和数据。

自动化系统使公司可以最大程度地减少数据输入，减少花在校对上的时间并减少与人为错误相关的风险。其他好处还包括：由于减少了纸张处理，文件加载，存储，分配，邮资/运输，传真，电话，人工和浪费，节省了时间和财务。

单证电子化系统以数据库技术、存储技术、可变数据自动化技术为基础，结合保险公司的具体应用。实观单证扫描、出单、档案管理的自动化，数据输入输出一体化，实现了对复杂单证在整个业务流程中的有机管理。文档自动化(也称为文档组装或文档管理)是有助于创建电子文档的系统和工作流程的设计。这些包括基于逻辑的系统，该系统使用预先存在的文本和/或数据的片段来组合成新文档。在某些行业中，越来越多地使用此过程来组装法律文件、合同和信函。文档自动化系统还可以用于自动化一组文档中包含的所有条件文本、可变文本和数据。
文件条款组装
基本功能是用基于模板的系统来代替繁琐的手动填写重复文档，在该系统中，用户可以导入数据源，然后，将所收集的信息按需填充到对应的文档中，自动批量生成完整的个性化文档。当今更高级的文档自动化系统使用户无需编程即可创建自己的数据和规则(逻辑)。

尽管文档自动化软件主要用于法律，金融服务和风险管理行业，但它可以用于创建基于交易的文档的任何行业，如商业抵押文件等。典型的商业抵押交易可以包括如下几个文件：

票据、单证
合同、契约
防伪证书证件

其中一些文档可以包含多达80到100页，以及数百个可选的段落和数据元素。文档自动化软件具有根据交易数据自动填写正确的文档变量的功能。VDPSOFT文档自动化软件具有创建文档套件的能力，该文档套件将所有相关文档封装到一个文件中，从而使更新和协作变得轻松快捷。

保险公司面临的挑战
如何优化保险的业务流程、使之更加电子化以及提高档案资料的管理水平，已经成为摆在保险公司面前的重要课题。当前，保险公司的业务模式主要以地市为中心，财务上实行集中管理，在这种业务模式下，以下两个问题亟待解决：单证的远程传送、单证档案的安全管理和高效查询。

在供应链管理中的应用
物流中有许多文件，如：发票，装箱单/票证/送货单(清单)，收货确认单/多种类型的报告(例如，MSDS，损坏的货物，退回的货物，详细/摘要等)，进口/出口，交货，提货单(BOL)等，这些文件通常是合约中的收货人和发货人，所以他们对双方和任何关联方都很重要，像第三方物流公司和海关、商检等政府职能部门。物流，供应链管理和配送中心内的文档处理通常是使用条形码扫描仪，软件和台式激光打印机进行的人工或半自动操作。一些高速文件自动化系统的制造商会自动将激光打印的文件与订单进行比较，然后插入随附的包装袋/小袋或自动应用于运输容器(通常是柔性塑料袋或瓦楞纸板/刚性容器)。这些文档自动化系统，保护隐私和身份盗窃是主要问题，尤其是随着电子商务，互联网/在线购物和购物渠道的增加，保证文件的精准性比以往任何时候都更加重要。每次都与正确的订单或发货或相关联。批量生成可变数据单证、文档的软件有： UCCSOFT, VDPSOFT,旧式中间件和大多数会计软件包。许多研究项目已经研究了货运行业中更广泛的文档标准化和自动化。

在法律服务中的应用
自动化技术可用于生成法律文件(例如人事合同、房地产合同及规划文件)，并可能使用在线界面或决策树。在大型律师事务所中，文件汇编系统通常用于使工作系统化，例如通过创建复杂的条款单和信贷协议的文稿。

在保险单证中的应用
保险单和证明书也可能长达数百页，并包含有关被保险人的特定信息。通常，过去，这些保险单据包是通过以下方式创建的：a)输入自由格式的字母，b)添加预打印的小册子c)编辑模板，以及d)使用所需信息自定义图形，然后手动分类并插入所有将文件打包成一个小包，然后邮寄给被保险人。一个包中包含的各种文档可以包括以下类型的文档：
欢迎信
合同
证书
特定政策文件
列出被保险项目和保险金额
修正
身份证、公司信息
营销材料(其他产品)
将一个数据包放在一起可以做很多工作。在大多数策略管理系统中，系统将以某种策略声明为起点，但是可能需要进行自定义并使用其他必需的材料进行增强。VDPSOFT的个性化动态表格功能则可以帮上大忙。

功能和成本选择
国内自主研发的“VDPSOFT PressPath保险单证打印系统及保单电子化系统”，通过与其他险种打印系统共享前端打印插件，业务人员无需切换即可打印全部保险单证，并同时支持针式打印机、激光打印机等不同类型的打印设备，以及预印套打、空白纸全打、多联打印、批量打印等工作模式。
为满足不同险种业务对保单打印响应时间的严格请求，打印系统采用了集中管理的分布式部署模式，可根据业务量的变化随时调整打印服务器数量和部署位置，具有极强的系统扩展性和适应性。集中管理平台提供了业务数据接收处理、打印数据分发、打印模板管理、打印服务器监控等功能，总公司系统管理人员可以轻松地实现打印系统整体监控和远程维护管理工作，大大减少了系统维护的难度和成本。此外，VDPSOFT PressPath还具备完善的集群部署能力，集中管理平台和打印服务器均可实现多机并行处理的工作模式，以提供高可靠性不间断的单证打印处理。经对比目前市面上功能最优、成本最优的解决方案系统。

客户利益
保险公司的保险单证打印系统成功上线后，可拓展至全国各分公司及分支机构运行，如车险日均打印处理量达10万多份，很好地满足了财产保险公司对提高打印机支持能力、减少系统维护开发工作量、提高单证打印效率等方面的需求。可以通过对PDF文件进行内容拖拽来实现套打模板的精确定位，并且无需对不同型号的打印机调整程序代码，能够快速响应业务需求的变化。同时，实现了车险打印系统与其他单证打印系统的统一，不用再进行打印系统间的切换，提高了工作效率。此外，打印效果预览的功能也大大提升了用户的操作使用体验。