全新办公文件管理服务释放企业效用潜能
 

全新办公文件管理服务释放企业效用潜能

——记富士施乐办公文件管理服务XOS


文件作为知识的主要载体，在企业运营中发挥着至关重要的作用，因此，有效的文件管理将有助于提升信息的价值，并加强知识管理和高效利用。然而，大多数企业目前还没有意识到文件管理的重要性，更没有明确、成熟的政策和机制来实施文件管理。CIO们还在被办公设备利用率低、文件制作流程不畅、办公文件使用成本居高不下等问题所困扰。事实上，优化办公设备资源、改善办公文件应用环境、提升整体办公效率是促成文件管理得以全面、系统实现的一个基础，这也是每一个处于快速发展中的企业亟待解决的问题。有了这些基础，企业才能够对文件进行有效的管理，在企业内部通过充分的沟通交流，有效地利用这些知识，以保持企业竞争力，真正实现知识管理。那么如何将这些基础工作做得臻善臻美呢？下面就以一家国内的大型贸易公司为例，介绍其是如何解决这些问题的。



设备管理无序XOS脱颖而出

作为中国第一批外商独资出口贸易公司之一，该公司拥有员工近500名。由于业务的特殊性，公司各部门用的最多的就是传真、打印、复印和扫描，因此公司先后配置了65台不同品牌、型号的打印、复印设备以满足多样的办公需求。随着业务的迅速发展，公司需要处理的文件日渐增多，办公输出设备在日常使用中的各种故障也与日俱增，IT部门倍感压力。公司相关负责人介绍说“如何将办公资源的优化配置与成本的合理控制有机结合，如何在不增加成本的前提下提升办公输出设备管理水平并提高设备使用率，同时实现便捷的全品牌设备管理一直是我们积极探索的问题。”

富士施乐最新推出的XOS办公文件管理服务恰好可以解决这家公司面临的问题。XOS办公文件管理服务是一种以网络为基础的、可覆盖多区域的、具有超前、主动、透明化等特点的高效全面资产管理的一站式办公咨询管理服务，即通过办公室文件评估服务、文件输出设备资产管理服务、使用/运营管理服务、客户支持服务四大服务来重塑办公室，帮助用户提升文件管理效率、控制办公成本，从而提高生产力水平。

这家贸易公司的负责人这样评价XOS服务，“它的独特之处在于，能够通过信息管理平台和实时监控程序，随时监测我们公司所有品牌设备的运行状况，在第一时间发现设备出现的问题并及时告诉我们解决办法，甚至可以做到提前发现问题，并采取相应措施避免问题的发生。最重要的是，它提供的是一种全品牌的设备管理服务，对于不同品牌、型号的输出设备，它采用统一、快捷的单一服务接口方式完成所有端到端的文件和设备管理服务，这将设备与文件输出的管理水平提升到了一个新高度。”



资源优化配置 XOS迎刃而解

在实施XOS服务之前，富士施乐对这家大型贸易公司的整体办公环境和办公输出设备使用状况进行了全面细致的考察评估，包括工作效率、空间密度、文件需求量，甚至是文件使用的紧急程度、信息安全以及特殊的使用需求、彩色输出需求等。评估结果显示，他们原有的办公设备已经不能满足日常文件输出需求。输出设备的整体性能较为落后，功能也比较单一，有些设备因长期超负荷运转而频繁出故障，严重影响了办公效率。在办公设备的预算、采购、使用、管理等环节，由于不同的部门各自为政，设备管理和成本控制难于实施。最重要的一点是，这家公司的办公设备平均利用率仅为2.1%，远远低于办公输出设备合理利用率3%-7%的水平。

评估后，富士施乐对现有文件输出设备实行了资产的更新、优化以及再配置，并实施了“MACD”方案。即(Move)“移动”设备使其位于资源配置更合理的位置；在文件需求较大的区域(Add)“增加”设备，把单一功能的设备“更换”(Change)为多功能设备或网络设备；“报废”(Dispose)陈旧老化的设备。此后，该公司原有的65台输出设备被精简为34台，其中包括新增的13台富士施乐最新的数码多功能一体机。实施XOS服务后，这家大型贸易公司办公设备的总体管理成本减少至之前的95%，其中包含新设备采购、耗材/零配件采购、维修以及流程、人员、耗电、占地等隐性成本。设备利用率从原来的2.1%提高到3.5%，更多的办公空间也被节省出来。



资产运营管理 XOS保驾护航

“实施XOS服务后，我们虽然又增加了十几台全新的数码多功能设备，但整体办公成本却有所下降，办公效能更是大幅提升。”公司负责人对这种全新的XOS服务模式非常满意，“XOS服务涵盖了全部的设备运营管理服务，包括设备的维护、维修以及耗材的供应，它管理着不同部门、所有品牌的设备，我们再也不必担心不同品牌设备的维修、部门间的成本管理和控制问题。而且富士施乐还会在每个月底提供所有设备使用和费用支出的相关数据和报告，令各环节的办公成本透明化，我们也能清楚地了解设备当前的运行状况，这更有利于我们在未来实现更加深入的资源优化配置和流程优化管理。” 值得一提的是，XOS还可以将办公设备的采购费用从固定资产中剥离，公司的资产负债表上也将随着服务的深入实施而减少办公输出设备这一项，从而盘活公司一部分的资金。目前，XOS服务已经在这家公司的上海办事处得到了全面应用，公司计划在今年年底前推广到全国的16个分支机构，以建立更为完善的成本和资产管理体系。



如同这家公司一样，越来越多的企业已经意识到，对办公资产整体管理的加强和管理水平的提高可以提升企业的核心竞争力，进一步带来企业客户服务质量和客户满意度的提升，这是企业的发展目标，而这个目标的实现也一直是富士施乐推出一系列文件管理解决方案和服务的期望所在。