小弟目前在一家印务店工作(就是街边小店，各位大神不要笑)
目前的工作，几乎就是管理全部。
客户进店后，和老板谈产品材料要求，尺寸，数量，工艺等，价格谈好后，我就开始负责作图，然后就是各种搜索XX素材网，拼拼凑凑后，客户定稿，然后老板告诉我怎么拼板，我按照要求拼版(我不会算怎么拼板)，然后就是联系材料公司，印刷公司、刀模公司等等。
最后，客户提货(也有不提的)
我想请教的是：
1.如何高效、正确的整理设计文件？(客户图，素材图，设计图，转曲连版图等)
我现在的整理方法是，先按月整理，然后有空按照客户类型(大客户或者散客)进行文件分类，但实际上很多时候抽不出空，店里只有我一人设计，根本没时间整理文件。
而且很多大客户，会不停的改版改文字，还不让你删除掉以前的文件，等时间一长，他又说按照某次文件做，我每个月得处理那么多文件，鬼知道他当时改的什么，完全记不住，这一点真的是非常蛋疼。
2。怎样高效、正确整理客户账单？
我老板简直不能再懒，没有专门账簿整理，只有一个简单的客户收据，完全没法知道某单的成品尺寸，工艺，发哪个印刷厂，图稿什么样等详细信息。
很多客户会N久之后，来店里说再按照上次的来做(或者跟老板讨价，说上次是XXX元，这时候完全不能快速找出证据和客户谈，只能找收据，简直就是大海捞针)
3.如何正确管理客户欠款单？
很多时候，老客户会仗着做的产品多，堂而皇之的欠款，说以后还。这时候就很坑爹了，老板还要我负责记欠账，XXX客户在X日做了X产品X件，X元。有时候会突然问我XX客户欠了多少钱？我根本记不住好吧，那么多客户。
4如何正确管理厂家欠款单？
很多厂家，完全不遵守1月一结账这个原则，他会在产品做好后2-3个月才给我发账单，这时候我都完全忘记了当时做了什么，只能被动的找当时的文件，当遇到大客户的文件，而且这一产品又在这2-3个月的时间内印了很多次，就很尴尬了，这种账单很难对，太浪费时间精力。
最后，我想请教的
如何建立一个高效的方法？
能快速管理、查找设计稿和发版稿，能快速查找X客户在X日做了X产品，X工艺，X元，有没有结账或者欠款。在哪个厂里做的，做的什么工艺，以及厂家价格，是否欠印刷款。
看到这里估计各位都睡着了，我也是很无奈，老板人不错，也会忽悠客户，但是管理真的有很大问题，简直是巨坑。如果哪位大神也是开印务店或者印刷厂的，敬请赐教！谢谢！