[chhl2008]

搭建信息沟通平台 实现企业知识共享

您是否感受过通过个人电脑浏览器的简单操作就可以迅速在公司资源服务器上查找到任何所需文件、信息或资料？是否体验过不用纸张和传真机就能及时安全地接收传真？是否体验过通过收发电子文档就能完成合同的审批、报销申请？随着信息技术的飞速发展，如何对纸张或电子文件进行科学的管理、方便的检索、及时高效的共享与应用，从而令信息与知识发挥最大的价值，成为众多企业迫切关注的问题。

富士施乐最新推出的Apeos Wizshare文件管理和知识共享软件解决方案恰好解决了这些问题，它是一个将纸质文件与电子文件智能集成并可在网络上实现信息共享的平台，使企业的知识资源可以随时随地进行管理和共享，从而促进企业内部的沟通协作，提升企业的综合效能和核心竞争力。

整合传真数据 增强信息管理

经常使用传真的人肯定有过这样的经历，接收传真前与发件人确认，传真发出后立即到传真机前等待接收，否则，重要的传真要么被淹没在文件堆中需要一一翻看查找，要么因线路问题或缺纸、缺粉而耽误接收，这都有可能导致一些重要传真文件的丢失，进而影响到工作效率，更无法确保传真信息的机密性。

就拿上海一家从事零部件生产的大型制造企业来说，采购部与各地工厂和办事处进行的采购申请和订货确认都是通过传真实现的，日传真量高达上百份，他们一直希望能够安全共享并随时查找这些传真的确认信息。该部门应用了Apeos Wizshare知识共享软件解决方案，结合富士施乐数码多功能一体机和相关数据流软件，使所有的传真信息不再是零散地输出、被动地接收，而是被自动记录保存到Apeos Wizshare平台的分类文件夹中，收件人只要通过个人电脑即可查询到保存于分类文件夹中的传真信息。在传真过程中，传真的数据信息可以通过OCR处理，为及时准确地检索传真信息提供了便利。作为整合信息知识资源的一个典型应用，这种实现了高效信息管理的“无纸化传真”避免了以往纸质传真文件管理混乱无序、机密信息容易泄漏的情况，历史传真件难以检索和共享的问题也迎刃而解。

知识文件电子化 促进信息共享

在这家制造企业，全国各地的销售合同、付款凭证以及发票等都集中在财务部门统一管理，文件庞杂，财务部门通常按照时间顺序对文件进行归档保存。一旦遇到其他部门或异地员工询问客户付款、查询合同条款，信息检索就显得非常不便，财务人员不仅无法快速响应询问要求，日常工作也总被打乱。此外，那些涉及公司财务或客户资料的机密信息也只能束之高阁。

该部门引进Apeos Wizshare知识共享软件解决方案后，先利用富士施乐数码多功能一体机对纸质票据、合同文件进行扫描电子化处理，再将这些电子文件上传到Apeos Wizshare平台上，并通过OCR识别进行自动分类管理，实现了全部纸张票据、合同的电子化集中管理和共享。同时，针对付款发票、合同等文件的特点，财务人员还利用Apeos Wizshare的属性功能添加如发票号码、付款时间、客户名称等特定的属性，任何票据或合同信息就可以通过某一特定属性进行查询，并迅速获取。据部门负责人介绍，Apeos Wizshare使以前根本不可能实现的历史票据检索和查询变得易如反掌，整个财务部门的工作效率得到大大提高，财务部门的整体服务质量也获得了极大提升。而且，公司其他部门的各种文件，如产品培训资料、产品报价、法律文件、会议记录、规章制度等也都可以集中在Apeos Wizshare平台上进行信息知识的统一管理和共享，公司的整体工作效率大幅提高。

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Apeos Wizshare还具有多种智能化功能，如缩略图预览功能加快了使用者确认浏览文件的速度，文件及文件夹的访问权限设置功能则有效地避免机密信息的泄漏。最值得一提的是邮件通知功能，任何员工发布或上传新文件信息，项目团队、部门里的成员都可在第一时间获知，有效地避免了信息传递的延误。

调研表明，以文件形式存在的企业信息占到企业全部知识的37%，企业对于文件载体的知识进行管理，就是对企业知识财富的管理。目前，越来越多的企业已经开始尝试使用文件管理系统，“信息的管理与共享”成为企业实施“知识管理”过程中尤为重要的一步。富士施乐Apeos Wizshare知识共享解决方案，全方位构筑企业信息交流与知识共享的智能化平台，帮助企业在激烈的市场竞争中占据主导！